Lieferschein und Transportdokumente

Der Lieferschein ist das grundlegende Dokument, das zeigt, von wem zu wem die Ladung geht. Er begleitet die Ware und wird bei der Übergabe unterschrieben. Fehlende Unterlagen gehören zu den häufigsten Ursachen für Wartezeiten am Tor und Lieferverzögerungen.

Dokumente, die mit dem Fahrzeug mitgeführt werden müssen

• Lieferschein oder Frachtbrief.
• Falls erforderlich, ein Konformitäts- oder Analysezertifikat für das Produkt.
• Bei Sendungen mit mehreren Stückzahlen eine Packliste.
• Falls am Lieferort ein Eintrittsformular verlangt wird, eine Kopie davon.
• Beim Übergeben der Dokumente an das Fahrzeug eine Bestätigung vom Fahrer einholen.
• Vorab nach dem zusätzlichen Formular fragen, das die Empfängerfirma verlangt.
• In der Adresszeile unbedingt Bezirk und Anlagenname angeben.

Kosten fehlender Unterlagen

In Industriegebieten kann der Pförtner ein Fahrzeug ohne Dokumente nicht hineinlassen. In diesem Fall wartet das Fahrzeug, die Reihenfolge geht verloren und die Lieferung kann sich auf den nächsten Tag verschieben. Ein einziges Blatt Papier verhindert eine eintägige Verzögerung.

Praktische Ordnung

Eine digitale Kopie der Dokumente zu speichern erleichtert die Arbeit. Das Archivieren des unterschriebenen Lieferscheins schließt spätere Fragen aus. Vor dem Versand können wir die Dokumentenliste gemeinsam durchgehen.

Beim Erstellen des Dokuments

Im Lieferschein müssen die Angaben des Absenders und Empfängers vollständig aufgeführt sein. Die Angabe von Bezirk und Anlagenname in der Adresszeile verkürzt die Zeit für die Adresssuche vor Ort. Die Übereinstimmung der Anzahl der Kartons mit der physischen Menge macht die Zählung problemlos.

Der Lieferschein ist das Abschlussdokument des Prozesses. Name, Unterschrift und Lieferzeit des Empfängers werden festgehalten. Diese Aufzeichnung beantwortet die meisten später auftretenden Fragen in einem Schritt. Auch das Speichern einer digitalen Kopie der Dokumente erleichtert die Archivlast.

Die Dokumentenordnung ist der unsichtbare, aber entscheidende Teil des Transports. Ein fehlendes Blatt Papier kann sich in eine tagelange Verzögerung verwandeln. Gehen wir die Dokumentenliste vor dem Versand gemeinsam durch und sichern wir den Prozess von Anfang an ab.